PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM E-ARSIP BERBASIS WEB MENGGUNAKAN GOOGLE APPS SCRIPT DENGAN METODE WATERFALL PADA DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAMBI

Abstrak

Mandat pembaharuan teknologi dalam lingkungan birokrasi mendorong lembaga pemerintah untuk menggeser sistem administrasi berbasis fisik menuju tata kelola kerja resmi yang lebih efisien. Dinas Kehutanan Provinsi Jambi (Dishut Jambi) menghadapi tantangan berupa volume dokumen resmi yang tinggi yang masih dikelola melalui Web Srikandi, namun penyimpanan dokumen terbatas pada penyimpanan dokumen aktif, sedangkan penyimpanan dokumen lainnya masih manual, hal ini memicu risiko keterbatasan ruang dan lambatnya pengambilan berkas. Studi ini bertujuan untuk merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi e-arsip berbasis web yang valid dan dapat diterapkan untuk mendigitalisasi pengelolaan dokumen di instansi tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah model Waterfall System Development Life Cycle (SDLC), yang meliputi fase analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, dan pengujian, dengan pendekatan kuantitatif terintegrasi pada tahap akhir. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi terstruktur, studi dokumentasi, dan wawancara semi-terstruktur dengan informan kunci dari bidang PPH, Arsip, dan PPMHA. Sistem arsip elektronik ini diimplementasikan menggunakan arsitektur cloud Google Apps Script yang terintegrasi dengan Google Sheets API dan Google Drive API sebagai media penyimpanan data utama. Hasil menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan berhasil mengotomatiskan pengarsipan dan menyederhanakan pencarian dokumen. Pengujian fungsionalitas menggunakan Black Box Testing melalui sepuluh skenario pengujian komprehensif menghasilkan tingkat kelayakan sistem sebesar 100%. Kesimpulan dari penelitian ini menegaskan bahwa sistem informasi e-arsip berbasis web ini sangat layak, andal, dan valid untuk diimplementasikan. Kontribusi praktis dari penelitian ini adalah untuk menyediakan solusi manajemen arsip yang independen, aman, dan sangat hemat biaya (prinsip biaya rendah) yang secara khusus disesuaikan dengan peraturan dan pembagian kerja di Dishut Jambi

The mandate of technological renewal in the bureaucratic environment encourages government agencies to shift from physical-based administrative systems to more efficient official work governance. The Jambi Provincial Forestry Service (Dishut Jambi) faces challenges in the form of a high volume of official documents that are still managed through Web Srikandi, but document storage is limited to active document storage, while other document storage is still manual, this triggers the risk of space limitations and slow file retrieval. This study aims to design, develop, and implement a valid and applicable web-based e-archive information system to digitize document management in the agency. The research method used is the Waterfall System Development Life Cycle (SDLC) model, which includes the phases of needs analysis, system design, implementation, and testing, with an integrated quantitative approach at the final stage. Data collection was carried out through structured observations, documentation studies, and semi-structured interviews with key informants from the PPH, Archives, and PPMHA fields. This electronic archiving system is implemented using a Google Apps Script cloud architecture integrated with the Google Sheets API and Google Drive API as the main data storage media. The results show that the developed system successfully automates archiving and simplifies document retrieval. Functionality testing using Black Box Testing through ten comprehensive test scenarios resulted in a system feasibility rate of 100%. The conclusion of this study confirms that this web-based e-archive information system is highly feasible, reliable, and valid for implementation. The practical contribution of this research is to provide an independent, secure, and highly cost-effective archive management solution (low-cost principle) that is specifically tailored to the regulations and division of labor at the Dishut Jambi.