MANAJEMEN PENGELOLAAN DAN PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SECARA DIGITAL MELALUI RAIL DOCUMENT SYSTEM (RDS) PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL III PALEMBANG

Abstrak

Perkembangan teknologi informasi telah mendorong organisasi untuk bertransformasi menuju sistem administrasi digital guna meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengelolaan dokumen. PT Kereta Api Indonesia (Persero) menerapkan Rail Document System (RDS) sebagai sistem pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar berbasis elektronik untuk mendukung pelayanan administrasi yang cepat, transparan, dan terdokumentasi. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis manajemen pengelolaan surat digital melalui RDS, mengidentifikasi kendala teknis dan non-teknis yang dihadapi, serta mengevaluasi strategi optimalisasi yang dilakukan manajemen pada PT KAI (Persero) Divre III Palembang. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif melalui observasi lapangan, studi dokumentasi, dan wawancara dengan pegawai administrasi, staf IT, serta pejabat struktural pengguna RDS. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan RDS telah mendukung proses pencatatan, disposisi, distribusi, dan pengarsipan surat secara digital sehingga lebih terstruktur, mudah dilacak, dan meminimalisir kehilangan arsip. Namun, masih ditemukan kendala berupa gangguan akses sistem, auto logout, lambatnya server, serta kebutuhan OTP berulang. Kendala non-teknis meliputi kurangnya pelatihan, kedisiplinan pengguna, dan belum optimalnya pengawasan manajemen. Secara keseluruhan, implementasi RDS dinilai efektif namun memerlukan peningkatan kapasitas teknologi, penguatan kebijakan manajemen, dan pelatihan berkelanjutan bagi pegawai. Sistem ini diharapkan mampu menjadi instrumen strategis dalam mendukung transformasi digital PT KAI secara menyeluruh.