DIGITALISASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT DI KANTOR DESA KIBIN: DARI MANUAL KE APLIKASI BERBASIS WEB

Abstrak

Administrasi surat menyurat merupakan bagian penting dalam kegiatan pelayanan publik di Kantor Desa Kibin. Proses manual yang selama ini digunakan menyebabkan berbagai kendala seperti keterlambatan pelayanan, risiko kehilangan data, dan kesulitan dalam pengarsipan surat.Untuk mengatasi masalah tersebut, dilakukan digitalisasi melalui pengembangan aplikasi surat menyurat berbasis web. Tujuannya adalah mempermudah proses pembuatan, pengelolaan, dan pencarian surat agar lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.Aplikasi ini dirancang menggunakan teknologi berbasis web dengan antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan oleh perangkat desa. Data dan informasi dikumpulkan melalui observasi langsung serta wawancara dengan pegawai yang terlibat dalam proses administrasi.Fitur utama dalam aplikasi meliputi input data warga, pembuatan surat berdasarkan template, cetak dan unduh PDF, serta penyimpanan riwayat surat secara otomatis. Aplikasi dapat diakses dari berbagai perangkat, sehingga memudahkan pengguna dalam berbagai situasi. Hasil penerapan aplikasi menunjukkan peningkatan efisiensi dalam pengelolaan surat menyurat. Digitalisasi ini memberikan dampak positif terhadap kinerja administrasi dan menjadi langkah awal menuju pelayanan desa yang lebih modern dan efektif.

Correspondence administration is an important part of public service activities at the Kibin Village Office. The manual process that has been used so far has caused various obstacles such as delays in service, the risk of data loss, and difficulties in archiving letters. To overcome these problems, digitalization was carried out through the development of a web-based correspondence application. The aim is to simplify the process of creating, managing, and searching for letters so that they are faster, more accurate, and well documented. This application is designed using web-based technology with a simple interface that is easy for village officials to use. Data and information are collected through direct observation and interviews with employees involved in the administration process. The main features in the application include inputting citizen data, creating letters based on templates, printing and downloading PDFs, and automatically storing letter history. The application can be accessed from various devices, making it easier for users in various situations. The results of implementing the application show increased efficiency in managing correspondence. This digitalization has a positive impact on administrative performance and is the first step towards more modern and effective village services.