OPTIMASI PENGELOLAAN DOKUMEN BERITA ACARA DAN SURAT JALAN MELALUI INTEGRASI IMS UNTUK EFISIENSI LOGISTIK PT PLN (PERSERO) UPP JBT 2

Abstrak

Pengelolaan dokumen logistik yang efisien merupakan pilar krusial dalam menunjang operasional proyek ketenagalistrikan. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan di PT PLN (Persero) UPP JBT 2, di mana pengelolaan dokumen Berita Acara (BA) dan Surat Jalan (SJ) masih menghadapi kendala akibat pencatatan yang parsial-manual, arsip yang tidak terpusat, dan integrasi sistem yang belum optimal. Hal ini berdampak pada kelambatan informasi dan risiko ketidakakuratan data stok material. Tujuan dari penelitian ini adalah (1) mengidentifikasi kondisi eksisting dan kendala pengelolaan dokumen, (2) menganalisis kesenjangan antara teori dan praktik, serta (3) merumuskan upaya optimasi pengelolaan dokumen melalui integrasi Inventory Management System (IMS). Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi, kemudian dianalisis menggunakan analisis 5W+1H, analisis kesenjangan (Gap Analysis), dan diagram fishbone (Ishikawa). Hasil penelitian mengidentifikasi kesenjangan utama berupa data entry lag antara dokumen fisik dan sistem IMS, serta ketergantungan pada arsip fisik. Analisis fishbone menunjukkan akar penyebab berasal dari faktor Man (ketiadaan SDM logistik tetap), Method (SOP belum terdigitalisasi penuh), Machine (modul IMS belum optimal), dan Material (dokumen masih paper-based). Kesimpulannya, optimasi melalui integrasi penuh IMS untuk digitalisasi alur kerja BA dan SJ, didukung oleh standarisasi SOP dan pelatihan SDM, direkomendasikan untuk meningkatkan akurasi data dan efisiensi logistik secara signifikan.