PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI IM4 (E-LETTER) DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA DI PT PAL INDONESIA

Abstrak

Surat merupakan dokumen penting yang pasti dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu perlu dilakukan pengelolaan surat yang baik dan benar agar surat-surat tersebut dapat tertata dengan baik. PT PAL Indonesia sendiri menggunakan aplikasi IM4 (E-Letter) untuk pengelolaan surat masuk & surat kelur. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan aplikasi IM4 (E-Letter). Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Sumber data yang diperoleh dari wawancara, observasi, dan tinjauan Pustaka,yang kemudian disajikan dan dibandingkan dengan teori yang digunakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dilaksanakan melalui lima tahapan: penerimaan, penyortiran, pencatatan, pendistribusian, dan penyimpanan, sementara pengelolaan surat keluar mencakup penyiapan konsep, pencatatan, dan pengiriman. Implementasi IM4 (E-Letter) telah menghasilkan peningkatan efisiensi kerja yang signifikan, ditandai dengan pengurangan penggunaan kertas, percepatan proses distribusi surat, peningkatan akurasi dalam pencatatan, dan kemudahan dalam pelacakan serta pengarsipan dokumen. Sistem ini juga menyediakan fitur keamanan yang lebih baik melalui. Penelitian ini membuktikan bahwa transformasi digital dalam pengelolaan surat menyurat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan secara signifikan.